Succesvolle kickoff meeting organiseren
Een kickoff meeting wordt meestal gehouden aan het begin van het nieuwe jaar. Met als doel alle doelstellingen voor het komende jaar vast te leggen en te bespreken. Dit kan om een kickoff sessie gaan met enkel het management van een onderneming, maar ook met een bepaalde afdeling of voor alle medewerkers van een bedrijf. Het is vooral afhankelijk wie er belast zijn met de werkzaamheden om bepaalde doelstellingen te halen.
De start van een nieuw project kan ook een prima moment zijn voor een kickoff bijeenkomst. Het gehele projectteam en de betrokken partijen zijn aanwezig, om tot overeenstemming te komen over de doelstellingen van het project.
Summit Events weet als geen ander dat een kickoff meeting organiseren best wel wat voeten in aarde vergt. Een grondige voorbereiding is daarom essentieel. Summit Events denkt met je mee en neemt het werk graag uit handen.
De voorbereiding
Ter voorbereiding van een kickoff meeting is het belangrijk om duidelijk in beeld te hebben wat je wilt bereiken. Denk bijvoorbeeld aan doelstellingen. Door het organiseren van een kickoff meeting voor alle medewerkers & afdelingen, bestaat er een risico dat bepaalde doelstellingen niet worden begrepen. Een doelstelling kan namelijk vooral gericht zijn op één bepaald bedrijfsonderdeel, waar niet alle afdelingen of medewerkers direct bij betrokken zijn. Alleen doelstellingen formuleren en bespreken is daarom niet voldoende.
Een net zo belangrijk onderdeel is het inspireren en motiveren van jouw medewerkers. Dit bereik je in de regel niet met alleen een saaie vergadering, maar met een zinvolle dagbesteding, waarin naast de vergadering(en) zelf, andere meer ontspannen activiteiten op het programma staan. Verstuur ook ruim voor de meeting een agenda en een overzicht van hoe het programma van de dag of dagen er uitzien. Zo kan iedere deelnemer aan de kickoff meeting zich goed voorbereiden.
De vergaderlocatie is van belang
Een vergaderlocatie wordt nog dikwijls onderschat. Bedrijven kiezen meestal voor een hotel, een congrescentrum of een zalencentrum. Je zal op deze locaties ongetwijfeld alle middelen voorhanden hebben, maar zijn in veel gevallen niet echt inspirerend. Dit is dan ook de uitdaging; inspirerende locaties vinden, waar je in alle rust kunt vergaderen, ontspannen en gastronomisch goed verzorgd kunt worden.
Summit Events heeft een groot netwerk aan inspirerende locaties. Duurt de kickoff sessie meerdere dagen, dan zal er een accommodatie aanwezig moeten zijn om te overnachten of zal je een hotel in de buurt moeten boeken. Wanneer je een bijzondere vergaderlocatie uitkiest, is de kans op succes veel malen groter.
Juist door vergaderingen af te wisselen met andere activiteiten, kunnen verschillende meningen overbrugt worden en staan bij afsluiting alle neuzen in dezelfde richting. Wanneer iedereen er gezamenlijk van overtuigd is om de doelstellingen te halen, mag je van een succesvolle kickoff meeting spreken.
De organisatie van kickoff meeting uitbesteden
Ben je u op zoek naar een inspirerende locatie voor jouw kick off meeting? Je kunt de organisatie aan Summit Events overlaten. Wij hebben ruime ervaring in het organiseren van diverse soorten kickoff meetings, of het nu voor één dag is of meerdere dagen. Daarbij kunnen wij je enkele interessante programma’s aanbieden. Programma’s zijn ook naar eigen wensen aan te passen.
Meer informatie kickoff meeting
Ben je benieuwd naar de mogelijkheden voor jouw bedrijf, Aarzel dan niet om contact met ons op te nemen. Wij vertellen je graag meer over de mogelijkheden en denken graag met je mee. Bel direct 088-4249007, of vul een aanvraag- of ‘bel mij terug’- formulier in. Wij nemen dan zo spoedig mogelijk contact met je op.